e-Yazışma Nedir?

E-yazışma, Kurum ve Kuruluşlar arasındaki PTT vasıtasıyla taahhütlü vb. şeklinde gönderilerle ya da kurye vasıtasıyla yapılan resmi yazışmaların kâğıt kullanılmadan, KEP altyapısı kullanılarak elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setidir.

Türkiye’nin bilgi toplumuna dönüşümü açısından stratejik öncelikleri ve 2006-2010 yılları arasında uygulanacak tedbirleri ortaya koyan Bilgi Toplumu Stratejisi 28/07/2006 tarih ve 26242 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2006/38 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı ile uygulamaya konmuştur.

Bilgi Toplumu Stratejisi eki Eylem Planı’nda yer verilen 73 no’lu “Ortak Hizmetlerin Oluşturulması” eylemi ile de kamu kurum ve kuruluşlarında ortak olarak yürütülen bazı fonksiyonların merkezi olarak sunumu konusunda çalışmalar yapılması öngörülmüştür.

e-Yazışma Projesi

Kamu Kurumları arasında yapılan yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını teminen T.C. Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi koordinasyonunda Elektronik Yazışma projesi yürütülmektedir.

e-Yazışma Projesi, kurumların elektronik belge yönetim sistemlerinin (EBYS) işleyişini mümkün olduğunca az etkileyecek şekilde, kurumlar arasında iletilecek resmi yazıyı taşıyan paketin (e-Yazışma Paketi) gönderici kurumda oluşturulması ve alıcı kurumda alınıp açılması işlemlerine odaklanmaktadır.

KEP, e-Yazışma Projesi kapsamında varsayılan yöntem olarak benimsenmiş olan iletim mekanizmasıdır. Elektronik ortamda yazışma yapan kurumlar kendilerine KEP aracılığıyla iletilen resmi yazışmaları kabul edecek teknik ve idari altyapıyı oluşturmak zorundadır.

e-Yazışma Mevzuat

e-Yazışma hukuki dayanağını oluşturan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

Söz konusu Yönetmeliğin 1 Temmuz 2020 tarihinde yürürlüğe gireceği belirtilmiş olup resmi yazışmalarını elektronik ortamda gerçekleştirecek kamu kurum ve kuruluşlarının Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan e-Yazışma Teknik Rehberine uyumu zorunlu hale gelmiştir.

Yönetmelik hükümleri gereğince;

• Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler, idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hale getirilir. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS’ler, bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur.

e-Yazışma Avantajları

e-Yazışma’nın devreye girmesi ile

• Kurumlar arası yazışmalarda gecikmeler ortadan kalkacak,
• Bürokrasi daha da hızlanacak,
• Vatandaşa sunulan hizmet kalitesi artacak,
• Kağıt israfı önlenecek,
• Farklı teknolojilerin tek platformda haberleşmeleri sağlanacak,
• Güvenli elektronik belge iletimi gerçekleşecek,
• İşletme maliyetleri azalacak,
• İşgücü tasarrufu sağlanacak,
• Taraflar arası uyuşmazlık halinde delil özelliği sağlanarak belirleyici rol oynanacaktır.